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15/04/2016

Poder Público é obrigado a adotar processo administrativo eletrônico

Por Neide De Sordi

Por meio do Decreto 8.539, de 8 de outubro de 2015, o governo federal tornou obrigatória a tramitação eletrônica de documentos nos órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. Os órgãos mencionados terão até o próximo dia 8 de abril de 2016 para apresentar um cronograma de implementação da tramitação exclusivamente eletrônica de processos administrativos ao Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.

A partir dessa data, terão o prazo de um ano e meio para executar o plano apresentado. As instituições que já utilizam processos eletrônicos terão dois anos e meio para realizar as adequações necessárias.

Entre os principais objetivos do decreto estão: assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade das ações governamentais; realizar os processos administrativos com mais segurança, transparência e economia; ampliar a sustentabilidade ambiental com a redução do uso do papel e outros insumos; e facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.

Os benefícios advindos da implantação do processo eletrônico são bem conhecidos: agilidade e produtividade – decorrentes da eliminação de diversos procedimentos burocráticos e da celeridade na análise e deferimento dos processos; redução de custos – com papel, impressão, transporte e principalmente espaço físico para armazenamento de documentos; transparência – facilidade e rapidez no acesso às informações e no acompanhamento dos processos administrativos em tramitação nos órgãos públicos; segurança – decorrente da utilização de assinaturas digitais para garantir a autoria, autenticidade e a integridade dos documentos; e sustentabilidade ambiental – dada a economia de água, energia elétrica e florestas utilizadas na produção do papel. Em síntese, processo eletrônico significa modernização, eficiência e práticas ambientalmente mais responsáveis na gestão pública e, com isso, maior satisfação do usuário dos serviços públicos.

O decreto também apresenta requisitos para a seleção do sistema informatizado que irá viabilizar a tramitação eletrônica de processos administrativos eletrônicos. A preferência deve ser para sistemas de código aberto e que tenham certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), mecanismo para a verificação da autoria e integridade dos documentos. Está previsto o aceite de sistemas que utilizam a identificação pelo nome de usuário e senha.

No entanto, essas orientações, por si sós, não irão garantir a seleção de sistemas que possam apoiar adequadamente as atividades de gestão arquivística dos documentos, que possibilitem a preservação e o acesso permanente aos documentos digitais.

Um sistema de tramitação eletrônica de documentos é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (Sigad), cujos requisitos já foram estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) por meio da Resolução 25, de 2007, que dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – Sinar, independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado.

O e.Arq estabelece condições a serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir a sua confiabilidade, autenticidade e acesso ao longo do tempo. Especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos, desde a etapa da produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final.

O decreto em análise não menciona o e.Arq ou qualquer outra norma arquivística específica, embora questões relativas à gestão documental e à preservação digital tenham sido abordadas. Ele define, como obrigatório para órgãos e entidades que queiram adotar a tramitação eletrônica de documentos, a implantação de um programa de gestão de documentos e de uma política de preservação digital para garantir o acesso de longo prazo a estes documentos.

Também foram definidos procedimentos para funcionamento do processo administrativo eletrônico, como prazos, recibos, indisponibilidade do sistema, vista aos autos, peticionamento eletrônico, autenticação de originais, integridade do documento digitalizado, guarda do original de documento digitalizado, classificação da informação quanto ao grau de sigilo e possibilidade de limitação do acesso, nos termos da Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011, entre outros dispositivos incluídos.

O decreto representa um esforço para conter gastos com o custeio da máquina administrativa. Nesse sentido, o Ministério do Planejamento vem desenvolvendo o Projeto Processo Eletrônico Nacional – PEN – iniciativa conjunta de entidades das diversas esferas do Governo Federal para a construção de uma solução pública de Processo Administrativo Eletrônico que permita a criação e o trâmite de documentos e processos eletrônicos no âmbito das organizações do Estado brasileiro.

Antes mesmo da assinatura do Decreto, 14 órgãos já têm utilizado a ferramenta eletrônica adotada pelo ministério. Trata-se do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região, conforme o Acordo de Cooperação Técnica 02/2013, assinado pelo Ministério do Planejamento e pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região.

O uso do SEI tem gerado economia nos custos de papel, outsourcing, material de escritório e serviço de postagem, além da diminuição do tempo médio de tramitação dos documentos no âmbito dos órgãos que já o utilizam. O decreto representa a regulamentação do uso desse sistema no Executivo Federal.

No entanto, o SEI precisa ser aperfeiçoado para que possa atuar perfeitamente como um Sigad. É o que apresenta o resultado de dois estudos. O primeiro, denominado Análise de Conformidade entre o e-Arq Brasil e o Sistema de Eletrônico de Informações (SEI), foi realizado por esta autora, em consultoria prestada para a implementação do SEI à Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel) e à União Internacional de Telecomunicações (UIT) no primeiro semestre de 2015, no âmbito do Projeto 9-BRA/98/006. A avaliação qualitativa de cada um dos 380 requisitos do e.Arq indicou o nível de aderência do SEI aos requisitos mandatórios e desejáveis do e-Arq Brasil.

Na análise da arquitetura de Informação e de outros requisitos tecnológicos, o SEI apresentou nível de aderência ao e-Arq de 63%, podendo ser considerado nível Avançado. Já na análise dos requisitos denominados do Negócio, que são o conjunto de funcionalidades relacionadas à Gestão Documental, o SEI apresentou nível de aderência ao e-Arq de 41%, considerado nível Intermediário, conforme a metodologia adotada.

Cabe ressaltar que, na análise mencionada, não foram computados os requisitos sobre segurança da informação, ambiente de instalação do SEI, entre outros existentes no e.Arq, que não são propriamente requisitos do sistema. No entanto, eles são importantes e devem ser garantidos em cada órgão por uma política de segurança e preservação digital adequada.

O segundo estudo foi publicado em novembro de 2016, denominado Considerações do Arquivo Nacional, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da Administração Pública Federal acerca do Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

O estudo do Arquivo Nacional considerou que a versão do SEI analisada não atendia satisfatoriamente aos requisitos do e.Arq Brasil necessários para apoiar as atividades de gestão arquivística dos documentos por ele produzidos e mantidos. Também indicou alterações que deveriam ser feitas para que o SEI pudesse atuar como um Sigad, de forma a realizar o controle do ciclo vital dos documentos por meio de procedimentos de gestão arquivística, entre outras recomendações.

Além do aprimoramento do SEI, seria desejável que o Decreto 8.539, de 8 de outubro de 2015, trouxesse instruções para a elaboração do plano de trabalho a ser apresentado, uma vez que não informa sobre a necessidade de se comprovar a existência de política, programa e de instrumentos de gestão documental implantados, sobre a adoção de sistema que atenda os requisitos bem como existência de política de preservação digital para garantir o acesso de longo prazo a tais documentos.

A preservação digital é uma preocupação antiga. A Carta para a Preservação do Patrimônio Digital da Unesco é de 2003. O documento alerta sobre o perigo iminente de desaparecimento de substanciais parcelas do legado digital da humanidade e sobre a necessidade de se estabelecerem políticas, estratégias e ações que garantam a preservação de longo prazo e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais.

Uma política de preservação digital pressupõe a adoção de repositórios digitais confiáveis (RDC) para o cumprimento da missão de garantir o acesso seguro, por longo prazo, aos documentos digitais capturados no Sigad. A questão dos RDC não é abordada. Essa é uma das principais falhas do decreto. Os repositórios digitais são responsáveis não apenas pelo acesso de longo prazo, mas pela herança social, econômica, cultural e intelectual da sociedade em formato digital.

No entanto, é preciso reconhecer que o decreto representa um avanço em relação à situação atual. Poucas instituições que utilizam processo eletrônico possuem políticas, estratégias e ações que garantam a preservação de longo prazo, o acesso e o uso continuado aos documentos digitais. É desejável que o Ministério do Planejamento continue incentivando as boas práticas, que crie e divulgue modelos para a implantação de políticas, estratégias e ações que garantam a autenticidade, a integridade e a legibilidade dos documentos digitais.

Fonte:www.conjur.com.br/

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10/03/2016

Sistema Eletrônico de Informações (SEI)

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), que tem sido muito comentado nas instituições e no âmbito arquivístico, trata-se de uma solução de processo eletrônico desenvolvida pelo Tribunal Regional Federal da 4a Região (TRF4) e escolhida pela administração pública federal para uso no contexto do Processo Eletrônico Nacional (PEN). O PEN, por sua vez, é uma iniciativa coordenada desde 2013 pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico.sei

À primeira vista, o SEI é muito sedutor, principalmente para locais em que não há qualquer sistema informatizado de gestão de documentos arquivísticos. Contudo, antes é necessário esclarecer algumas questões e prever uma política de gestão e de preservação do conteúdo produzido em meio digital.

É importante frisar que o SEI não é um software livre, nem tampouco é um software público. Ele é um software compartilhado com o setor público, de forma gratuita e colaborativa, mediante acordo de cooperação com o TRF4, criador e proprietário do SEI.

Embora a adoção do SEI na administração pública federal não seja obrigatória, a iniciativa do PEN tem incentivado fortemente a adoção do SEI pelos órgãos e entidades que não possuem sistemas de processo eletrônico. Contudo, instituições que já possuem sistemas adequados e em conformidade com o e-ARQ Brasil devem manter os mesmos ao invés de implantr o sistema em questão.

O Arquivo Nacional criou no segundo semestre de 2015 um Grupo de Trabalho para Avaliação do SEI, o GT SEI Avaliação, com o objetivo de promover o exame da conformidade do SEI com o e-ARQ Brasil, com as normas vigentes e com as boas práticas da gestão documental.

Diante da análise, o GT observou que o maior problema do SEI é que ele não pode ser considerado um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), pois não atente satisfatoriamente aos requisitos do e-ARQ Brasil.

Apesar de a ferramenta funcionar bem para controle de fluxo de trabalho, tal como qualquer GED de boa qualidade, não
atende aspectos essenciais de um SIGAD para apoiar o controle do ciclo de vida, a organização, a manutenção e a preservação do acervo arquivístico digital.

Para que possa ser considerado um SIGAD, o GT sugere que sejam implementadas novas funcionalidades essenciais ao sistema, tais como o controle de documentos avulsos, uma vez que o software atribui Número Único de Protocolo (NUP), isto é autua, qualquer fluxo de trabalho, indiferente se for processo ou documento avulso.

Além disso o SEI deve atribuir metadados no momento da captura do documentos, deve apoiar as atividades de avaliação e destinação e ainda garantir a preservação digital.

O GT recomenda que os órgãos que adotarem o SEI, ou qualquer outro sistema informatizado para a produção de documentos digitais, já deve ter implantado uma política e um programa de gestão de documentos e precisa prever uma política de preservação digital para garantir o acesso de longo prazo a estes documentos.

Consulte informações completas no documento do GT SEI Avaliação.

CONARQ. Considerações do Arquivo Nacional, órgão central do sistema de gestão de documentos de arquivo – siga, da administração pública federal acerca do sistema eletrônico de informações – sei. Disponível em: http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/analise_sei.pdf. Acessado em: 07 mar 2016.
16/05/2014

Político e pedófilo pedem ao Google para “serem esquecidos”

O Google começou a receber pedidos de remoção de resultados de sua busca logo após o julgamento do Tribunal Europeu que entendeu que um indivíduo pode forcá-lo a remover resultados “irrelevantes e desatualizados”.

Um ex-político que busca reeleição pediu a remoção de links para um artigo sobre seu comportamento no cargo.

Um homem condenado por possuir imagens de crianças sofrendo abuso também requisitou que links para páginas sobre sua condenação sejam removidos.

Também um médico quer que avaliações negativas sobre si, feitas por seus pacientes, sejam removidas dos resultados.

O Google não se pronunciou sobre o chamado “direito ao esquecimento” desde quando descreveu o julgamento do Tribunal Europeu como “decepcionante”.

Também não divulgou números sobre a quantidade de pedidos de remoção que recebeu desde então.

O caso que motivou o julgamento foi o de um cidadão espanhol que entrou com uma ação judicial para remover dos resultados do Google o anúncio do leilão de sua casa, que tinha por objetivo liquidar dívidas que possuía, alegando que a informação estaria infringindo sua privacidade.

O julgamento surpreendeu por ser contrário ao parecer do Advogado Geral Europeu, que entendeu que os buscadores não são obrigados a atender tais pedidos de remoção.

Viviane Reding, Comissária da União Européia, descreveu a decisão como “uma clara vitória para a proteção dos dados pessoais dos europeus”, mas muitos estão preocupados com as consequências contra a liberdade de expressão e acesso à informação.

Jimmy Wales, fundador da Wikipedia, criticou o julgamento, classificando-o como “surpreendente”. Defensores da liberdade de expressão da organização Index on Cersorship alertam que o julgamento “deveria causar um frio na espinha de qualquer cidadão da União Européia que acredite na importância da liberdade de expressão e do livre acesso à informação”.

“O tribunal entendeu que os desejos de um indivíduo se sobrepõem aos interesses da sociedade em obter todos os fatos sobre um determinado acontecimento”, acrescentaram.

Marc Dautlich, advogado da Pinsent Masons, comentou que os buscadores encontrarão bastante dificultade para implementar a nova diretriz.

“Como farão se receberem um volume significativo de pedidos de remoção? Montarão toda uma indústria voltada a peneirar papeladas?”, indagou.

“Não posso dizer o que farão, mas se fosse eu diria ‘não’ e diria a cada indivíduo que procurasse o Gabinete do Comissário de Informações”.

Apesar de o julgamento se referir especificamente a buscadores e entender que apenas os links para as informações, e não as informações em si, devem ser removidos, alguns jornais já notaram um aumento no número de pessoas solicitando a remoção de notícias.

Fonte: http://rafaelcosta.jusbrasil.com.br/noticias/119751656/politico-e-pedofilo-pedem-ao-google-para-serem-esquecidos

30/09/2012

Palestras de Tecnologia no Instituto Infnet (RJ)

O Instituto Infnet promove todos os meses ciclo de palestras e Mini-Cursos gratuitos. É uma oportunidade para aprender mais sobre TI e Design Digital. O instituto fornece certificado e, no caso dos mini-cursos, apostilas. É possível se inscrever em até dois eventos de cada vez.

Em outubro o instituto oferece palestras sobre Cloud Computing, Segurança da Informação, Introdução ao Armazenamento de Dados e outros. O Instituto localiza-se na Rua São José, 90, no Centro do Rio de Janeiro. Inscrições através do site do Instituto Infnet.

 

 

 

08/07/2012

O Brasil mais digital

O Índice Brasil de Cidades Digitais 2012 mostra uma evolução no nível de digitalização das cidades, mas também aponta as limitações da banda larga e seu impacto no Norte e Nordeste do país.

Em um ano houve um expressivo avanço no país no nível de digitalização das cidades, com um aumento médio de 22% na pontuação do Índice Brasil de Cidades Digitais entre a edição de 2011 e a de 2012, considerando os municípios que participaram das duas etapas. Com esse avanço, 35% dos municípios passaram para um nível superior em relação ao ano passado. Enquanto no primeiro levantamento, divulgado em junho de 2011, apenas quatro municípios se encontravam no nível três, de Serviços Eletrônicos, a edição deste ano mostra que 30 municípios já alcançaram esse estágio, ou seja, oferecem uma boa cobertura para acesso público, onde a população pode usufruir de alguns serviços (públicos e privados) em ambiente virtual.

Leia na íntegra no Wireless Mundi

26/10/2011

Cloud Computing

A computação em nuvem ou cloud computing tem sido uma tendência da internet atual e se refere a capacidade de armazenamento e cálculo de computadores compartilhados na rede mundial. Neste caso, os dados ficam na “nuvem” on line e não em um servidor local, podendo ser acessados remotamente sem necessidade da instalação de programas.

Os benefícios desta arquitetura? A princípio, a melhor utilização dos recursos, o conforto do usuário em armazenar documentos on line sem a necessidade enviar emails pra si mesmo, ou carregá-los no pen drive, por exemplo. Ou ainda, editar via internet seus arquivos,  inclusive de forma compartilhada com outros usuários.

Exemplos de cloud computing para gerenciar arquivos de usuários: DropBox, Google Docs, SkyDrive.

Mais informações nesse video do Olhar Digital.

09/02/2011

Palestras de Fevereiro no Infnet

O Instituto Infnet promove todos os meses ciclo de palestras e Mini-Cursos gratuitos. É uma oportunidade para você aprender mais sobre TI e Design Digital. O institudo fornece certificado e no caso dos mini-cursos, apostilas. Você pode se inscrever em dois eventos de cada vez.

Palestras do Mês de Fevereiro

  • Examinando redes com Nmap
  • Virtualização em Sistemas Computacionais
  • Atualizações do PMBOK 2008
  • Certificação CAPM passo a passo
  • Entendendo a Engenharia Social
  • Estratégia de TI com BSC e COBIT
  • Introdução ao SCRUM
  • O Desafio na Gestão de Projetos de TI
  • HTML 5 – Já é hora de aprender?Intermediário
  • Animação de Personagens
  • Seu conteúdo gerenciado por um CMS: WordPress, Joomla e Drupal
  • 3ds Max com Photoshop
  • Computação Gráfica e 3D com 3ds Studio Max
  • Design thinking e inovação estratégica
  • Fundamentos de Motion Design com After Effects
  • Photoshope-se! Conhecendo um pouco do Adobe Photoshop

O Instituto fica na Rua São José, 90/2º piso – esquina com a Av. Rio Branco, no Centro do Rio de Janeiro. Inscrições através do site do Instituto Infnet.

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