Sistema Eletrônico de Informações (SEI)

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), que tem sido muito comentado nas instituições e no âmbito arquivístico, trata-se de uma solução de processo eletrônico desenvolvida pelo Tribunal Regional Federal da 4a Região (TRF4) e escolhida pela administração pública federal para uso no contexto do Processo Eletrônico Nacional (PEN). O PEN, por sua vez, é uma iniciativa coordenada desde 2013 pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico.sei

À primeira vista, o SEI é muito sedutor, principalmente para locais em que não há qualquer sistema informatizado de gestão de documentos arquivísticos. Contudo, antes é necessário esclarecer algumas questões e prever uma política de gestão e de preservação do conteúdo produzido em meio digital.

É importante frisar que o SEI não é um software livre, nem tampouco é um software público. Ele é um software compartilhado com o setor público, de forma gratuita e colaborativa, mediante acordo de cooperação com o TRF4, criador e proprietário do SEI.

Embora a adoção do SEI na administração pública federal não seja obrigatória, a iniciativa do PEN tem incentivado fortemente a adoção do SEI pelos órgãos e entidades que não possuem sistemas de processo eletrônico. Contudo, instituições que já possuem sistemas adequados e em conformidade com o e-ARQ Brasil devem manter os mesmos ao invés de implantr o sistema em questão.

O Arquivo Nacional criou no segundo semestre de 2015 um Grupo de Trabalho para Avaliação do SEI, o GT SEI Avaliação, com o objetivo de promover o exame da conformidade do SEI com o e-ARQ Brasil, com as normas vigentes e com as boas práticas da gestão documental.

Diante da análise, o GT observou que o maior problema do SEI é que ele não pode ser considerado um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), pois não atente satisfatoriamente aos requisitos do e-ARQ Brasil.

Apesar de a ferramenta funcionar bem para controle de fluxo de trabalho, tal como qualquer GED de boa qualidade, não
atende aspectos essenciais de um SIGAD para apoiar o controle do ciclo de vida, a organização, a manutenção e a preservação do acervo arquivístico digital.

Para que possa ser considerado um SIGAD, o GT sugere que sejam implementadas novas funcionalidades essenciais ao sistema, tais como o controle de documentos avulsos, uma vez que o software atribui Número Único de Protocolo (NUP), isto é autua, qualquer fluxo de trabalho, indiferente se for processo ou documento avulso.

Além disso o SEI deve atribuir metadados no momento da captura do documentos, deve apoiar as atividades de avaliação e destinação e ainda garantir a preservação digital.

O GT recomenda que os órgãos que adotarem o SEI, ou qualquer outro sistema informatizado para a produção de documentos digitais, já deve ter implantado uma política e um programa de gestão de documentos e precisa prever uma política de preservação digital para garantir o acesso de longo prazo a estes documentos.

Consulte informações completas no documento do GT SEI Avaliação.

CONARQ. Considerações do Arquivo Nacional, órgão central do sistema de gestão de documentos de arquivo – siga, da administração pública federal acerca do sistema eletrônico de informações – sei. Disponível em: http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/analise_sei.pdf. Acessado em: 07 mar 2016.
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